Rättviks kommun
Inloggning för skribenter
Personalinloggning mejlprogram

Inköps- och upphandlingspolicy

Ångbåtsbryggan i Rättvik

Ångbåtsbryggan i Rättvik. Mostphotos/ Sune Helgesson

Rättviks kommun har antagit en policy som beskriver hur inköp och upphandlingsarbetet ska bedrivas.

Policyn redogör inte bara det som LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) säger, utan tar också upp andra riktlinjer som är viktiga att ta hänsyn till.

Vår policy är

Inledning

Kommunens inköps- och upphandlingsarbete har som syfte att upprätta rationella och ändamålsenliga leveransavtal av tjänster och varor för att uppfylla verksamheternas behov, allt inom ramen för gällande lagstiftning och hänsyn till hållbar utveckling, miljö och socialt ansvar.

Kommunen är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses därför som en upphandlande myndighet.

Det är av största vikt att var och en av kommunens avropsberättigade i de olika verksamheterna, har förståelse för och följer kommunens policy och riktlinjer gällande inköp- och upphandling, samt aktivt medverkar till samordning av gemensamma behov och kravställande i upphandlingsunderlagen.

Kommunstyrelsens roll

Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet. Upphandlingen sker genom kommunens upphandlingsfunktion som utgörs av upphandlare vid kommunens ekonomiavdelning.

Upphandlingsfunktionens roll

Upphandlingsfunktionen är

  • en samordnande funktion för kommunens upphandlingar och svarar för den interna och externa informationen gällande LOU.
  • ansvarig för de upphandlingar som är av förvaltnings­övergripande karaktär, de upphandlingar som är av förvaltningsspecifik karaktär samt de upphandlingar som samordnas med andra upphandlande myndigheter.
  • rådgivande och stödjande i upphandlingsärenden samt genomför elektronisk annonsering av kommunens alla upphandlingar enligt LOU och LUF (lagen om upphandling inom försörjnings-sektorerna).
  • ansvarig för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda.
  • ansvarig för att uppföljning, vård och bevakning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå.
  • behörig att företräda kommunen vid upphandlingsärenden.

Förvaltningarnas roll

Vid upphandling är det förvaltningens uppgift att, utifrån aktuella normer, lagar och regler, utarbeta en kravspecifikation som är anpassad till det behov som efterfrågas.

Vid samordnade upphandlingar ska förvaltningen bistå med information om behov och krav, enligt fastlagd tidplan, till upphandlingsfunktionen.

Alla upphandlingar ska verkställas genom upphandlingsfunktionen. Annonseringen sker elektroniskt tillsammans med all dokumentation som berör upphandlingen.

Förvaltningen ansvarar för att följa ingångna avtal och ska rådgöra med upphandlingsenheten i övriga inköpsfrågor.

Principer för offentlig upphandling

Alla som företräder kommunen i upphandlingssammanhang ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt.

Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet följas. Ömsesidigt erkännande betyder att varor som är godkända för försäljning i ett EU-land skall godkännas i alla andra medlemsländer. Proportionalitet innebär att man inte ska ställa större krav på varan eller tjänsten än vad verksamheten rimligen behöver.

Kommunen tecknar inte avtal med leverantör som bedriver sin verksamhet i strid med lag, avtal eller annat som är allmänt godtaget inom verksamhetsområdet.

Anvisningar för kommunens upphandling utarbetas och fastställs av kommunens ekonomichef i samråd med upphandlingsfunktionen.

Samordnad upphandling

Upphandlingsverksamheten inom kommunen ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra upphandlande myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt.

Beslut och avtalstecknande

Upprättad delegationsordning inom kommunen reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning samt beslut om att teckna avtal.

Ramavtal

Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalitet.

Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad beställare kan avropa sitt behov direkt hos leverantören.

Inköps- och avropsansvariga beställare är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa användas.

Direktupphandling

Vid direktupphandling gäller principerna för upphandling och konkurrens skall alltid sökas. Det är i regel om avtal saknas eller om värdet är lågt, enligt LOU/LUF, som direktupphandling är aktuell.

Bedömning av tillämplighet enligt gällande regelverk görs gemensamt av avropande förvaltning och upphandlingsenheten.

Värdeberäkning görs för hela kommunens samlade inköp inom en tänkt avtalsperiod av respektive vara eller tjänst.

Bedömning till möjlig samordnad upphandling ska ske även vid direktupphandling.

Avtalstrohet

En förutsättning för att uppnå effekterna med upphandling är att kommunen använder de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor och innebär ett ökat intresse från företag att delta i kommunens upphandlingar. 
Respektive förvaltningschef ansvarar för att tecknade avtal följs.

Hälso- och miljöhänsyn

Kommunen ska verka för att upphandlingarna blir hälso- och miljöanpassade. Miljökrav ska, där så är möjligt, kravställas enligt Miljöstyrningsrådets riktlinjer.

Sociala och etiska krav

Rättviks kommun har för avsikt att successivt öka kraven på sociala hänsyn och etiska krav i upphandling och skall inför all upphandling göra en bedömning om det är möjligt att ställa sociala och etiska krav.

Vid tjänste- och entreprenadupphandlingar ska kommunen ställa sådana krav att entreprenören vid varje tidpunkt bedriver sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller annat som strider mot vad som är allmänt godtaget inom kollektivavtalsområdet.

När sociala och etiska krav ställs i upphandling ska det ske på ett sådant sätt att gällande upphandlingslagstiftning följs. Det betyder att kontroller ska ske under avtalstiden, så att ställda krav följs under avtalstiden.

Skadestånd

Varje verksamhet ansvarar för de enskilda upphandlingarna som görs inom ramen för den egna verksamhetens behov. Skulle kommunen bli skadeståndsansvarig vid ett enskilt ärende ska verksamheten ansvara för den ekonomiska skadan. Skadeståndsansvaret för upphandlingar som gjorts för hela kommunens räkning vilar på den gemensamma förvaltningen.

Dokumentation

Alla upphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar ska dokumenteras och diarieföras så att skälen för beslut är tydliga och enkla att återredovisa.

Revidering

Denna inköps- och upphandlingspolicy ska bli föremål för översyn en gång per år.

Kontakt

Inköpssamordnare
Erik Linder
0248-70 141

Postadress
Rättviks kommun
Inköp
795 80 Rättvik